Het is 06:00 uur. Je bent net wakker en springt onze de douche. Na het douchen is het tijd om te ontbijten, het nieuws in de ochtendkrant te lezen en dan aan je werkdag te beginnen.
Je voelt je geweldig, ontspannen en happy. Je hebt hoge verwachtingen van de dag en je wilt zo productief mogelijk zijn.
Maar al gauw is het 14.00 uur. Je hebt hard gewerkt en je hebt amper de tijd gehad om een lunchpauze te nemen.
Je begint je een beetje gestrest en moe te voelen vanwege je drukke werk schema. Hierdoor kun je je niet helemaal optimaal focussen en concentreren. Dan zie je ineens een paar fouten in je werk die je weer moet herstellen.
De dag die zo goed begon, is een stressvolle dag geworden. Je springt gewoon van het ene naar het andere – zo snel mogelijk – zonder iets goed te doen.
Hoe fijn zou het zijn als je een resetknop zou hebben, zodat je je dag gewoon even opnieuw kunt beginnen – maar dan met een andere strategie.
Je eerste strategie was waarschijnlijk deze geweest: je had de avond ervoor je planning gemaakt voor de komende dag en je voelde dat je je taken goed onder controle had.
Het ging echter mis toen je steeds meer taken aan je To Do lijst bleef toevoegen en uiteindelijk was deze lijst kilometers lang. Je To Do lijst bevatte ook taken die je vrijwel onmogelijk in één dag kon doen.
Een ander belangrijk punt dat ervoor gezorgd heeft dat het een hectische en stressvolle dag werd, was dat je niet in de gaten had hoeveel tijd het kostte wanneer je je taken allemaal op 1 dag voltooid zou hebben. Als je deze informatie wel had, was het veel gemakkelijker geweest om ze goed in te plannen.
Ten slotte zat er geen flexibiliteit in je plannen. Je bent vergeten een buffer tussen je taken toe te voegen. Dit zorgt ervoor dat taken die groter zijn dan je in eerste instantie dacht toch uitgevoerd kunnen worden..
Maar weet je wat – dit waren niet eens de belangrijkste reden voor je stress en drukte …
Wat mensen verkeerd doen met een To Do lijst
Weet je echt wat je moet doen?
Hoeveel tijd hebt je eigenlijk besteed aan het plannen van je dag – was het slechts 5 minuten terwijl je werd afgeleid door de televisie?
Wanneer je je dagen plant, moet je echt weten wat er voor nodig is om je taken te volbrengen. Dit is vooral nodig bij belangrijke taken, omdat je vooruitgang kunt boeken met de taken die er het meest toe doen.
Het gebrek aan tijd die je besteed aan het maken van een planning zie je ook weer terug in je uiteindelijke veel te lange To Do lijst. Als je de taken niet in kleinere stukjes hebt opgesplitst, dan ga je ze gedurende de dag ook niet voor elkaar krijgen. Dit zorgt ervoor dat je baalt van jezelf omdat je je To Do lijst weer niet hebt voltooid.
Ten slotte, behandel het maken van een To Do lijst niet als iets dat je zo snel mogelijk probeert te doen. Als je meer aandacht besteedt aan de To Do lijst van je volgende dag, is de kans groter dat de lijst realistischer en minder stressvol voor je zal zijn.
Hoe ziet een goede To-Do Lijst er uit?
Als ik het heb over een goede To Do lijst, dan ziet dat er ongeveer zo uit:
Balans
De To Do lijst bevat zowel belangrijke als minder belangrijke taken. Laten we eerlijk zijn: hoewel we allemaal willen werken aan alleen belangrijke taken (bijv. Doel gerelateerde taken), moeten we ook zorgen voor de minder belangrijke taken (zoals boodschappen doen, zorgen voor je huishouden of andere dagelijkse dingen). Deze mogen dan ook zeker niet ontbreken op je To Do lijst.
Flexibiliteit
Wat gebeurt er als je een taak hebt gepland, maar dit vervolgens niet kunt doen? Heb je een plan B? Als je voorbereidt bent op dergelijke situaties dan zul je veel minder stress ervaren want je weet dat dit kan voorkomen. Je To Do lijst is flexibel genoeg ingepland om hiermee om te gaan.
Overgangstijd
Begrijp dat de tijd om over te gaan van de ene taak op de andere taak ook tijd kost. En dit zijn stiekem toch al aardig wat minuten op een dag als je deze niet inplant. Denk ook aan reistijd, koffietijd etc. Zorg ervoor dat wanneer je je To Do lijst plant, deze tijd ook wordt opgenomen in je plannen. Door een extra buffer toe te voegen tussen taken wordt je lijst flexibeler en realistischer.
Niet teveel taken op 1 dag
Het is moeilijk te bepalen hoeveel taken op je dagelijkse lijst kunt hebben. Dat verschilt per persoon. Maar ik durf toch wel te zeggen dat alles tussen 5-10 taken voldoende moet zijn voor een dag.
Bepaalde taken kunnen heel snel worden uitgevoerd, dus het is gemakkelijker om op bepaalde dagen meer taken op te nemen. Zorg er alleen voor dat er ook belangrijke taken op de lijst staan, zodat je verder kunt met je grotere projecten.
Bescherm je To Do lijst
Bescherm je To Do lijst, heb je eenmaal je To Do lijst gepland, waak er dan voor dat het aantal taken op je lijst gedurende de dag niet zal toenemen. Probeer om je verplichtingen te verminderen en de projecten die je hebt te beperken. Hoe meer verplichtingen (of projecten) je hebt, hoe groter de kans dat ze als taken voor je dagelijkse lijst zullen eindigen.
Hoe maak je een To Do lijst die je productiviteit verhoogt
Ga als volgt te werk om een To Do lijst te maken die je de volgende dag ook echt kunt bereiken:
1. Elimineer de taken
Ga je verplichtingen na en beslis of je ze echt nodig hebt.
Misschien ben je wel een actief lid van je lokale club waar je woont, maar als je hier niet voldoende tijd voor hebt kun je ervoor kiezen om dit niet meer te doen. Maak dan de keus om nog wel lid te zijn maar niet meer of minder tijd te besteden aan alle activiteiten die je eerst wel deed.
2. Neem de tijd om je To Do lijst te plannen
Haast je niet met het maken van je To Do lijst – besteed tijd aan de planningsfase. Neem hier een rustig moment voor. Ik plan mijn dag altijd net voordat ik naar bed ga. Dan is het rustig in huis , kids liggen dan al op bed en plan ik mijn dag voor de volgende morgen rustig in. Ik kan dan ook met een “leeg” hoofd gaan slapen.
3. Verplaats belangrijke taken naar het begin
Zorg er bij het plannen van je dag dat de belangrijke taken aan het begin van je To Do lijst staan. Dit zorgt ervoor dat je die taken ook als eerste uitvoert.
Ik zet bijvoorbeeld ook vervelende taken die gedaan moeten worden die dag ook bovenaan. Als blogger plan ik mijn schrijftaken ook zo in dat ik zeker weet dat er rust is in huis en dat ik ongestoord kan gaan werken aan mijn artikelen.
4. Batch vergelijkbare taken
Bekijk je lijst en ontdek of er vergelijkbare taken zijn die je in batches kunt doen. Op deze manier kunt je bepaalde taken sneller en makkelijker af krijgen.
5. Definieer je taken in meer detail
Schrijf niet alleen een taak als “website bouwen” op je To Do lijst; zorg ervoor dat je de taak in kleinere stukjes hebt verdeeld. Hoe kleiner de taken, hoe gemakkelijker het is om ze uit te voeren.
6. Doe van tevoren wat voorbereidend werk
Zorg ervoor dat je van tevoren op bepaalde taken voorbereidt.
Ik besteed vaak tijd aan onderzoek of inspiratie op doen zodat ik makkelijker mijn blogs kan schrijven. Met een beetje voorbereidend werk zorg ik ervoor dat ik mijn taken sneller kan uitvoeren.
7. Automatiseer of pen en papier
Ik ben nog steeds fan van de old way om mijn To Do lijst op te schrijven met pen en papier maar wil je dit liever digitaal dan zijn er tegenwoordig volop handige tools hiervoor zoals trello of asana.
En als laatste raak niet gestresst als je toch nog dagen er tussen hebt zitten dat je het gewoon niet voor elkaar krijgt , hoe goed je dit ook gepland had. Kijk wat je ervan kunt leren voor een volgende keer want onthoud: Niemand is perfect en we kunnen leren van onze fouten.